문제 05. 업무편람의 개념과 종류, 그 작성 및 활용 효과에 관하여 설명하시오.
1. 업무편람의 개념
⑴ “업무편람”이란 합리적인 업무수행 방향 및 기준을 제시하여 주는 것으로 조직의 방침과 기능, 업무처리의 절차와 방법, 준수하여야 할 제 원칙, 기타 업무와 관련된 자료 등을 단순화하고 표준화하여 이해하기 쉽고 업무처리에 편리하도록 작성한 업무지침서를 말한다.
⑵ 행정기관이 상당 기간에 걸쳐 반복적으로 하는 업무는 그 업무의 처리가 표준화ㆍ전문화될 수 있도록 업무편람을 작성하여 활용하는 것을 원칙으로 한다.
2. 업무편람의 종류
업무편람은 그 내용, 적용범위 및 작성기관에 따라 여러 가지로 분류할 수 있으나, 다음과 같이 크게 행정기관에서 발간ㆍ배포하여 활용하는 행정편람과 부서별로 작성ㆍ활용하는 직무편람으로 구분한다.
⑴ 행정편람
행정편람이란 특정 행정기관에서 발간ㆍ배포하여 모든 행정기관이 공통적으로 활용하는 업무 지도서나 참고서를 말한다.
⑵ 직무편람
직무편람이란 부서별 소관 단위업무에 대하여 작성ㆍ활용하는 업무 현황철이나 참고철을 말한다.
3. 업무편람의 작성 및 그 활용 효과
⑴ 작성 효과
① 현재의 업무 상태를 파악할 수 있다.
② 업무의 표준화ㆍ단순화ㆍ전문화를 촉진한다.
③ 그 밖에 현재의 불합리한 점을 발견하여 개선할 수 있다.
⑵ 활용 효과
① 업무활동의 목표와 방침의 기준을 세워준다.
② 업무를 통제하는데 필요한 적절한 지침을 준다.
③ 업무의 혼란과 불확실 및 중복을 줄일 수 있다.
④ 교육훈련을 위한 실효성 있는 교재가 된다.
⑤ 관리층과 부하직원 상호간 또는 각 조직간의 협력을 증진한다.
⑥ 그 밖에 업무 효율성 증진에 대한 관심을 높여 준다.
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